ABC rachunkowości. Co to jest faktura proforma?

ABC rachunkowości. Co to jest faktura proforma?

Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą, ale również i gros osób dokonujących zakupów przez internet, miał styczność przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie wszyscy jednak wiedzą, czym faktycznie jest ten dokument i czym odróżnia się on od tradycyjnej faktury.

Faktura proforma – dokument handlowy czy księgowy?

Po łacinie pro forma znaczy „dla pozoru”, więc częstokroć spotykamy się z wyjaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I istotnie, faktura tego rodzaju nie jest dowodem księgowym, wobec tego nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej lub w księdze przychodów i rozchodów. Rekomenduje się natomiast zachować ją np.dla celów informacyjnych.

Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, który rodzajem przedłożenia pewnej oferty. Nie jest potwierdzeniem wykonania usługi czy zakupu towaru, zatem w myśl przepisów ustawy o VAT nie powoduje następstw w zakresie podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ mówi o usłudze lub sprzedaży, która jeszcze nie była zrealizowana, wobec tego warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą w każdej chwili podlegać negocjacjom.

Co powinna zawierać faktura proforma?

Faktura proforma wygląda i zawiera te same dane co faktura VAT, a więc:

  • datę oraz miejsce jej wystawienia,
  • dane kontrahentów,
  • nazwę towarów bądź usług, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z określeniem ich jednostek miary, ilości itp.),
  • wartość brutto i netto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
  • informacja o kwocie naliczonych zniżek,
  • stawka oraz obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • określenie terminu wniesienia opłaty,
  • wskazanie terminu dostarczenia towaru czy też wykonania usługi.

Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznakować zauważalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe. Trzeba też pamiętać, iż ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wydania klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie można wystawić w przypadku, gdy kontrahent zapłaci w całości za przedmiot transakcji albo wpłaci przedpłatę.